4 trucs pour maximiser la gestion de vos bases de données en ligne

Cloud ComputingLa semaine dernière, mon associé Jean-François publiait un billet vous proposant 3 éléments à savoir lors de l’importation de données. Ce billet m’a donné l’idée de traiter d’un sujet connexe souvent mal exploité par nos clients : comment maximiser la gestion de vos bases de données en ligne afin de bien synchroniser vos données entre vos différents outils en ligne.

Si vous êtes comme moi, vous utilisez certainement plusieurs outils en ligne pour la gestion de votre entreprise. Pour n’en nommer que quelques-uns, fort est à parier que vous utilisez au minimum un système pour gérer vos campagnes d’envoi de courriels, un CRM et un compte de courriel en ligne tel que Gmail. Voici 4 petits trucs qui vous aideront à maximiser le partage de vos données entre vos différents outils en ligne.

1- CHOISISSEZ DES OUTILS QUI ONT DES AMIS

Les développeurs d’outils en ligne, tels que notre outil d’envoi de courriel Emailicious, le bien connu CRM Sales Force, l’outil de sondage en ligne Survey Monkey, l’outil de planification d’événement EventBrite et  Zendesk mon application coup de cœur pour la gestion de votre service à la clientèle, proposent très souvent des outils (API) aux développeurs pour leur permettre de communiquer avec leur application.

Lorsque vous choisissez un outil en ligne, il est important pour vous de vérifier qui sont les amis de vos outils existants. Bien souvent, des efforts considérables ont déjà été investis pour permettre à vos applications préférées de communiquer entre elles d’un simple clic. Vous retrouverez généralement cette information dans une section du site Web des constructeurs nommée « Integration partners ». Informez-vous à ce sujet avant de choisir un nouvel outil en ligne. Ceci pourrait vous économiser beaucoup de temps et vous permettra d’être plus performant.

Liste d'outils en ligne

2-GOOGLE ADD-ONS

Si votre entreprise utilise les outils en ligne de Google (google apps pour entreprise par exemple), vous serez enchanté d’apprendre que Google à récemment conçu un magasin en ligne d’outils permettant à leurs solutions comme Gmail et Google document de collaborer avec un large éventail d’outils. Grâce aux « add ons », vous pourrez par exemple facilement préparer vos publipostages en tirant vos adresses directement de votre CRM sans effort. La vidéo ci-dessous (en anglais seulement) vous permettra d’en apprendre davantage.

3- OUTILS D’INTERCONNECTION

Outils d'interconnection

Il existe aujourd’hui sur Internet des logiciels  « magiques » d’interconnexions. Parmi les plus populaires, on compte Zapier, Cloudwork et Ifttt. Ces logiciels vous permettent d’échanger des données entre vos différentes applications en ligne comme par magie, même si leur manufacturier ne présente pas d’outils d’intégrations spécifiques. Mais ce n’est pas tout : ces petites applications miracles iront plus loin en vous permettant d’automatiser certaines tâches et de construire des processus d’affaires très efficaces. Par exemple, vous pourriez configurer l’outil pour demander à votre outil de service à la clientèle en ligne de mettre une note dans votre CRM lorsqu’une tâche est complétée.

Et ce qui est encore plus merveilleux : ces logiciels vous permettront de faire tout cela sans connaissances techniques ou gros investissements monétaires! Devenir plus productif deviendra un jeu d’enfant. Voici une vidéo de CloudWork (anglais seulement) expliquant très bien le fonctionnement.

4- DES EXPERTS LORS DE MIGRATION

Finalement, si vous désirez effectuer des migrations de données complètes entre différents systèmes (par exemple vous changez de CRM), il existe des entreprises ayant développé des processus très efficaces pour y parvenir. Ces entreprises sont expertes en migration de données et proposent très souvent des tarifications extrêmement abordables.

Par exemple, l’année dernière nous avons effectué un changement de système CRM. Nous avons migré d’un outil nommé CapsuleCRM vers Pipedrive (un superbe outil, soit dit en passant). Cette migration présentait un grand défi en soit, mais nous y sommes parvenus en quelques heures seulement. Comment ? Nous avons demandé l’aide de nos amis chez Import2, une entreprise capable de migrer vos données en quelques clics seulement. La cerise sur le sundae ? L’importation nous a coûté moins de 1000$ !

Cela dit, pour les cas plus compliqués, il reste également votre agence web préférée :) Et n’oubliez pas : vos données seront beaucoup plus heureuses si vous les laissez socialiser ! Si vous avez des questions ou désirez partager surtout, n’hésitez pas.

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