Rédaction d’un cahier des charges pour votre site web

JL_300_blog-1La refonte d’un site nécessite un investissement important et avant de se lancer dans un processus d’appel d’offres et de rencontrer plusieurs agences, les entreprises doivent faire leurs devoirs et bien se préparer. Pour ce faire, vous pouvez faire appel à une agence spécialisée en services-conseils qui vous aidera à déterminer vos besoins et qui vous conseillera sur les différents outils à mettre en place sur votre site. Vous pouvez également rédiger un cahier des charges vous-même en vous servant d’un modèle existant. Ainsi, lorsque vous rencontrerez des agences pour finalement choisir celle qui deviendra votre fournisseur web, vous serez en mesure de bien expliquer votre projet, facilitant ainsi le travail des agences qui auront à soumissionner sur votre site. La préparation d’un cahier des charges peut vous éviter bien des tracas, et ce, autant dans le processus d’appels d’offres que dans celui de conception de votre site.

Si vous optez pour la rédaction d’un cahier des charges à l’interne, vous trouverez dans ce billet les principales informations à y mettre.

Description de votre entreprise

Avant de vous lancer dans la description de vos besoins pour votre futur site, il est important de commencer par la description de votre entreprise.

  • Historique de l’entreprise
  • Taille de l’entreprise
  • Produits ou services que vous offrez

Vos compétiteurs

Il est également important de donner des informations sur la compétitivité de votre secteur d’activité. Cela permettra aux agences qui soumissionnent d’aller voir ce que fait la compétition sur le web et de voir ce qui vous démarquerait de vos principaux concurrents.

  • Qui sont vos 3 principaux concurrents ?
  • Quels sont les éléments qui vous différencient de votre compétition ?

Présentation de votre site

Quels sont les principaux objectifs que vous désirez atteindre avec votre futur site ? Il est important de les classer par ordre de priorité. Cela permettra aux agences de mettre l’emphase sur les éléments que vous jugez les plus importants pour vous. Voici quelques exemples d’objectifs :

  • Vendre des produits ou des services en ligne
  • Donner de l’information sur votre entreprise
  • Générer des leads
  • Donner des conseils à vos clients potentiels

Dans le même ordre d’idée, vous pouvez indiquer les résultats que vous désirez obtenir avec votre nouveau site. Pour un site informationnel, vous voudrez certainement augmenter votre trafic. Par contre, pour obtenir ce genre d’information, vous devez avoir des statistiques de fréquentation sur votre site actuel afin de pouvoir comparer les deux sites. Si vous vendez des produits ou des services en ligne, il est bon de se fixer un objectif de vente réaliste. Le principe est un peu le même pour la génération de leads, fixez-vous un objectif de leads générés via votre site. À moyen terme, vous pourrez ainsi calculer la rentabilité de votre site et voir si cela vaut la peine d’investir davantage sur des outils pour le faire évoluer.

Il est pertinent d’expliquer l’élément déclencheur de votre projet. Si vous avez déjà un site, il est possible que vous le trouviez complètement désuet. Peut-être que vous désirez ajouter des fonctionnalités qui vous permettront d’atteindre vos objectifs ? Expliquez en quelques phrases pourquoi vous avez décidé de mettre votre projet en branle.

Vos outils de communication actuels

Il est certain que si vous avez déjà un site, les agences qui soumissionneront iront le visiter afin d’identifier ses forces et ses faiblesses. Dans votre cahier des charges, vous pouvez tout de même identifier tous les autres outils interactifs déjà en place (ex : infolettre, intranet, extranet, blogue, médias sociaux, etc.).

Il est aussi pertinent de donner un aperçu des autres outils de communication que vous utilisez (tels que : brochures, publicités imprimées, logos, slogans), cela pourrait servir pour la conception de votre site.

Vos personas

Nous en avons déjà parlé dans des billets précédents mais si vous n’êtes pas familier avec le terme, un persona désigne en fait le public cible d’un site web. Il est important de bien décrire son public cible si on veut pouvoir lui livrer du contenu qui lui est destiné. Si vous avez déjà entrepris des actions marketing dans le passé, il est fort possible que vous ayez déjà cette information sous la main.

Plan du site ou arborescence

Même s’il est fort possible que votre plan de site change en cours de projet, faites tout de même l’exercice d’indiquer les sections que vous désirez avoir dans votre site. Commencez par décrire les sections principales pour ensuite indiquer les sous-sections.

Les contenus

Vous ou une autre personne de votre entreprise devrez investir du temps dans votre projet. Quels sont les contenus que vous prévoyez fournir à l’agence web ? Décrivez les contenus que vous prévoyez fournir (textes, images, etc.) et identifiez ceux qui seront pris en charge par votre fournisseur.

Fonctionnalités

Nous arrivons enfin au cœur d’un cahier des charges, soit la liste des fonctionnalités que vous désirez avoir dans votre site. Décrivez les outils que vous prévoyez ou du moins, ce que vous aimeriez que ces outils accomplissent.

Voici quelques exemples concrets de fonctionnalités :

Réalisations
Nous aimerions que les visiteurs du site puissent consulter la liste de nos réalisations qui seront classées par catégories et sous-catégories. Les photos devront apparaitre en format plein écran.

Vente en ligne
Nous aimerions que les internautes puissent acheter nos produits en ligne en payant par carte de crédit. Le système de paiement en ligne devra contenir un module de livraison. Les items pourront également être mis dans un panier d’achat.

Infolettre
Un formulaire doit permettre de s’inscrire à une infolettre.

En listant ainsi les fonctionnalités ou les outils que vous désirez avoir dans votre site, cela permet aux soumissionnaires d’avoir une excellente idée de vos besoins et ils pourront par la suite vous poser des questions afin d’avoir le plus de détails possible. Il sera beaucoup plus facile pour eux de rédiger une soumission basée sur vos besoins et de répondre à vos attentes.

Budget

Nous avons déjà publié un billet à ce sujet (La question qui tue) mais nous ne le dirons jamais assez : n’hésitez pas à donner une idée du budget dont vous disposez pour votre projet ! Cette information est essentielle et aura un impact sur la solution qui vous sera proposée.

La rédaction d’un bon cahier des charges vous permettra d’établir les grandes lignes de votre projet et vous aidera également dans le choix de votre fournisseur web et même pendant le processus de conception.

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