Optimisation des tâches occasionnelles avec un Wiki

wikiEn tant que gestionnaire, j’ai quelques tâches que j’exécute à l’occasion ou quelques fois par année: réclamation Rs&De, augmentation salariale, sondage de satisfaction, nouvelle année comptable, procédure en cas de congédiement (et dieu sait que ça n’arrive pas souvent chez Reptiletech).

Comme j’exécute rarement ces tâches, je me demande souvent par où commencer et je dois me remettre dans le contexte et retrouver l’information nécessaire avant de me considérer performant dans cette tâche… Ma solution magique : j’utilise un Wiki!

On utilise un wiki depuis plusieurs années pour améliorer notre production et documenter certains projets complexes. Ça fait seulement 2-3 ans que j’ai personnellement commencé à documenter mes tâches occasionnelles dans un Wiki. Au fil du temps plus je documente et plus je deviens performant!

J’ai décidé d’utiliser un wiki pour les bénéfices suivants:

  • Améliorer mon efficacité
    Maintenant, dès que je commence une tâche qui ne fait pas partie de mon quotidien, je suis efficace après seulement 2-3 minutes et je ne fais plus d’erreurs. Je trouve aussi directement l’information nécessaire à l’exécution de ma tâche.
  • Amélioration continue
    Comme je repars chaque fois du même niveau que la dernière fois, il est plus facile d’améliorer l’exécution de ma tâche ainsi que la procédure.
  • Facilite la délégation
    Je peux maintenant déléguer des tâches pour lesquelles je me serais dit; “ça va être plus long de rassembler l’information et déléguer donc je préfère le faire moi-même!

Pourquoi un Wiki pour documenter?

Dans les faits, le plus important c’est de documenter et de le faire d’une façon efficace! Dans sa forme la plus simple, j’aurais pu utiliser un document Word mais j’utilise un Wiki pour les avantages suivants:

  • Écriture facile
    Aussi facile qu’un éditeur comme Word mais pour les utilisateurs avancés il est possible d’avoir accès à des outils avancés pour plus de versatilité.
  • Recherche efficace
    Avec le moteur de recherche intégré, il est facile de faire une recherche à travers mon contenu.
    Il est aussi possible de lier la recherche de votre Wiki à votre navigateur. Ce qui veut dire que si je tape: “wiki augmentation salariale”, la recherche est effectuée dans mon wiki et j’obtiens les résultats en lien seulement avec mon wiki
  • Structure avec des espaces de travail
    La structure est simple mais efficace. On peut créer des espaces pour ensuite créer des pages à l’intérieur des espaces. Par exemple, je pourrais créer un espace “Comptabilité”, un espace “ressource humaine”, un espace “Système téléphonique” et y insérer les pages correspondantes.
  • Possibilité de lier / insérer autres pages
    Il est facile de lier une page Wiki à une autre page Wiki ou d’inclure le contenu d’une autre page Wiki dans une page Wiki. Inutile de répéter une information qui se retrouverait sur plusieurs pages. Créer et modifier le contenu une seule fois pour que l’information se retrouve sur plusieurs autres pages.
  • Historique / Révision
    Toutes les révisions faites à vos pages / espaces sont enregistrées. Vous pouvez voir les dernières modifications, qui les ont faites et retournez en arrière.
  • Fichier joint avec révision
    Vous pouvez joindre des fichiers à vos pages / espaces et garder l’historique des fichiers.
  • Extensions
    Il est possible d’ajouter / créer des extensions pour personnaliser encore plus votre wiki. Par exemple, il serait possible d’ajouter une extension pour afficher un graphique précis à partir de donnée de votre wiki ou externe.

Un contenu efficace!

Votre contenu doit être complet pour être efficace. Voici quelques pistes de ce que devraient contenir vos pages:

  • L’information nécessaire à l’exécution de la tâche ou l’endroit où la trouver.
  • L’endroit ou la personne qui peut vous obtenir les accès nécessaires à l’exécution de la tâche.
  • Des exemples concrets ou une capture d’écran pour éviter toute ambiguïté. Surtout dans le cas où vous déléguez, ça assure d’avoir bien compris.
  • Si vous aviez des interrogations ou aviez plusieurs avenues possibles, documentez votre choix. Vous éviterez de vous remettre en question et comprendrez votre décision précédente.

Quelques outils de Wiki:

Wiki gratuit

Wiki payant

  • Zoho (hébergé), gratuit jusqu’à 3 utilisateurs
  • xWiki (à installer)
  • MédiaWiki (à installer), engin utilisé par Wikipédia

Merci à mon collègue Paul Ross qui m’a donné l’idée de parler de notre Wiki avec son article Ces outils qui me sauvent du temps au quotidien!

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