Ces outils qui me sauvent du temps au quotidien

efficaciteNos clients nous disent souvent qu’ils sont impresionnés par la qualité de nos suivis. Ils se demandent comment nous parvenons à nous souvenir de tous ces petits détails dont nous discutons avec eux. Bien que je sois convaincu que cette satisfaction découle de la passion que notre équipe investit dans leur boulot, certains outils viennent nous aider à créer un peu de magie. J’ai donc pensé vous dévoiler une partie de notre recette en vous présentant quelques outils qui me sauvent du temps au quotidien.

J’ai la chance, chez Reptiletech, de partager mes journées avec des spécialistes qui sont avant tout des gens d’affaires qui ont le désir d’aider nos clients à atteindre leurs objectifs d’affaires grâce aux technologies du Web. Pour y parvenir, nous avons comme défi de rester à l’affut d’outils technologiques capables de leur économiser du temps quotidiennement. Comme nous aimons prêcher par l’exemple, nous avons donc mis en place différents outils qui nous permettent de sauver du temps et d’améliorer notre travail.

Bien que nous aillions différents outils implantés dans chacun des départements de notre entreprise, mon travail au quotidien consiste à offrir à mes clients un service de grande qualité. Les outils que je vous présente aujourd’hui sont donc principalement destinés à des gens désirant améliorer leur efficacité à offrir un service à la clientèle de qualité. Vous remarquerez que tous ces outils ont un point en commun : ils sont simples à utiliser.

PIPEDRIVE : Le parfait CRM

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Pipedrive est un outil de CRM (customer relationship management) qui permet de classer l’ensemble des demandes de nos clients sur une ligne de temps simple. Dès que nous avons une idée, nous l’ajoutons à cet outil et pouvons ensuite en suivre l’évolution. Au fur et à mesure que nous en parlons à notre client, qu’une rencontre est organisée ou qu’un devis lui est envoyé, il nous est possible de faire avancer notre idée de base sur une ligne de temps. Pour chaque élément, nous pouvons ajouter des aide-mémoire qui nous avertissent en temps et lieu des prochaines actions à poser envers chaque petit élément que nous avons à gérer dans nos journées. Il est possible de consulter une liste globale de ces éléments ou encore des les visualiser par client.

Lorsqu’une action est requise, l’outil nous le rappelle en nous envoyant un courriel ou en mettant les éléments en surbrillance. En fait, ce dernier a tellement à coeur la satisfaction de nos clients qu’il nous identifie aussi les éléments pour lesquels aucune action de suivi n’a été configurée. Quand nous terminons une action, le système va aussi nous demander quelle sera la suite : “Ok, t’as fini, maintenant on fait quoi pour ça?” Il est donc impossible que quelque chose d’important  soit relégué aux oubliettes. Et ce qu’il y a d’encore plus merveilleux, c’est que cet outil est capable de répertorier l’ensemble des communications courriel associées à un élément dans un seul et même endroit. Il est ainsi facile de se rappeler tous ces petits détails importants dont nous parlent nos clients :)

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QUOTEROLLER : Un outil de soumission hyper efficace

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Pendant la journée, nous envoyons un nombre impressionnant de propositions à nos clients. Par le passé, ces propositions étaient préparées grâce à des logiciels d’édition ou de chiffrier traditionnels comme Word ou Excel. Malheureusement, la plupart du temps nous perdions un temps fou à rédiger du contenu en double ou même à vivre avec certaines erreurs de calcul dû à l’ajout ou au retrait de lignes dans nos chiffriers.

Dans la vraie vie, lorsque nous travaillons en équipe, la situation idéale est d’être en mesure de partager les efforts. Si, par exemple, dans une journée j’investis du temps de qualité à rédiger une excellente section traitant d’un outil de clavardage en ligne pour un client, il y a fort à parier que ce genre de contenu pourrait être utile à un autre membre de notre équipe. Mais comment centraliser chaque paragraphe de contenu pour éviter le travail en double ?

Pour y parvenir, nous utilisons un outil nommé QuoteRoller. Cet outil permet de répertorier chaque bloc de contenu que nous rédigeons dans une librairie réutilisable. Donc si un jour j’ai besoin d’un texte sur le clavardage, il m’est possible de rechercher parmi l’ensemble des contenus composés afin de voir si quelque chose existe déjà qui pourra m’aider dans mon travail. Pour aller plus loin, l’outil permet aussi de préparer à l’avance des gabarits de devis pour accélérer les choses. Par exemple, nous offrons souvent des propositions de banque d’heures ou d’hébergement à nos clients. Les contenus de ces devis sont généralement identiques d’une fois à l’autre. Nous pouvons donc partir d’un modèle de base et créer des propositions en l’espace de quelques minutes pour ce genre de situation.

L’outil permet ensuite d’envoyer, au choix, une version PDF du devis ou une version en ligne. La version en ligne peut être acceptée d’un simple clique de bouton, ce qui facilite généralement beaucoup le processus d’approbation qui demanderait autrement un processus de signature beaucoup plus complexe. Mais ce n’est pas tout; la magie va encore plus loin ! L’outil permet aussi d’avoir accès à une foule de métriques, par exemple quelles sections du devis ont été les plus consultées, les moins consultées, etc. Cette information est très utile, car elle nous permet d’identifier les éléments qui sont les plus importants pour nos clients. Ceci nous permet de prendre les devants afin d’en discuter davantage avec eux. De cette manière, nous sommes en mesure de leur offrir des propositions qui sont les plus efficaces possible pour eux et qui répondent bien à leurs réelles préoccupations d’affaires.

Quoteroller présente de très belles qualités, et pour être franc, je ne pourrais plus m’en passer. Si vous désirez l’essayer vous aussi, cliquez ici.

YESWARE : Suivi magique de vos emails envoyés

Yesware

Dans mon quotidien, je suis un fier utilisateur de Google Apps, qui est d’ailleurs une plateforme qu’utilisent aussi beaucoup de mes clients pour la gestion de leurs boites de courriels. YesWare est un petit logiciel qui se greffe à mon compte Google et qui me donne de super pouvoirs. Utimement, il y a trois supers pouvoirs que j’apprécie beaucoup plus que d’autres.

Le premier consiste à me permettre d’obtenir un suivi de lecture des courriels que j’envoie. Et oui, l’outil permet de savoir si un courriel envoyé à réellement été lu. De cette manière, vous pouvez efficacement savoir quel est le meilleur moment de faire un suivi ou si simplement le récipiendaire du courriel ne désire peut-être pas répondre.

Le second pouvoir offre la possibilité de préparer certains gabarits de réponses afin d’accélérer le processus de rédaction au besoin. Par exemple, lorsque nous mettons un nouveau projet en production, nous devons envoyer un courriel à notre équipe dans lequel nous avons plusieurs éléments à répondre. Par exemple qui est le client, qui sera le contact, quels sont les éléments importants à considérer, quel est le livrable désiré, etc. En débutant à partir d’un gabarit, nous évitons les erreurs d’inattention.

Et finalement, pour couronner le tout, Yesware permet de transférer n’importe quel courriel reçu dans notre logiciel CRM Pipedrive afin qu’il y soit ensuite automatiquement classé  au bon endroit. Ce petit outil fort efficace nous permet de rester organisés et de mieux faire notre boulot.

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EMAILICIOUS : Des email ciblés délicieusement appliqués

Outil de marketing courriel  Emailicious

De nos jours, rester en contact avec notre clientèle est devenu un élément essentiel au succès d’une entreprise. C’est une excellente manière de les fidéliser. Chez Reptiletech, nous utilisons Emailicious pour rester en contact avec nos clients et pour leur envoyer notre infolettre mensuelle. Ce qui est merveilleux dans ce processus c’est que l’outil permet d’agencer un courriel à l’aide d’un outil d’édition de type “drag and drop” extrêmement évolué, et pouvant surtout être utilisé par un utilisateur non technique. Il est donc possible de préparer l’envoi d’un courriel en un temps record.

L’outil offre aussi des outils de segmentation intéressants qui permettent notamment de décider qu’une partie d’un courriel s’affichera uniquement à certains de nos clients. Par exemple, vous pourriez envoyer un courriel et inclure une présentation d’un produit donné seulement aux clients n’utilisant pas déjà ce service. Vous pourriez aussi afficher un texte de remerciement à vos clients ayant fait affaire avec vous au courant du dernier mois. Les possibilités sont pratiquement sans limites.

Finalement, un autre bel atout de cet outil est qu’il vous permet d’envoyer des courriels en format texte comme s’il avait été rédigé par un humain. Quelle utilité vous demandez-vous ? Si par exemple je désire inviter plus de 100 clients à notre prochaine conférence sur les tendances Web, qui auront lieu au Salon PME du palais des congrès, il faudrait habituellement que j’écrive 100 courriels pour qu’ils aient l’air personnalisés. Sinon, je mettrais tout le monde en copie cachée et le courriel aurait alors l’air général et sans saveur unique. En utilisant Emailicious, je peux envoyer des courriels textes, personnalisés à mon client, pour l’inviter à mon prochain événement. De cette manière, ma communication demeure très personnelle tout en m’offrant une bonne économie de temps.

Vous désirez vous aussi envoyer des courriels délicieux ? Découvrez l’outil en cliquant ici.

A VOTRE TOUR DE FAIRE UN PEU DE MAGIE

J’espère que ce petit billet vous permettra à votre tour d’économiser du temps en découvrant des outils qui pourraient peut-être vous rendre vous aussi plus efficace. Et si vous en utilisez d’autres, n’hésitez pas à commenter cet article pour me permettre, à mon tour, de découvrir des outils qui pourront nous aider, mes clients et moi, à mieux faire notre boulot.

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