Le jeu du prénom en mode multitâche

Vector self employment concept in flat style

Dans mon dernier billet, j’évoquais la problématique du multitâche en tentant de démontrer que ce mode de fonctionnement engendrait une très grande perte de temps pour une équipe de production. En faisant des recherches sur le sujet, je suis tombée sur un article très intéressant d’un coach Agile, Henrik Kniberg. Il annonce d’emblée que le but de son article est de démontrer, via une mise en situation, à quel point le mode multitâche est mauvais pour une entreprise. Selon lui, une des meilleures façons d’augmenter la productivité est de réduire le plus possible les sources du multitâche.

Pour illustrer son propos, il a inventé un jeu de rôle qu’il nomme « Jeu du prénom en mode multitâche ». Dans cet article, vous trouverez un résumé des étapes du jeu ainsi que les conclusions qu’on peut tirer de cette simulation.

Étape 1 : Estimer le temps

La personne qui anime le jeu doit demander au groupe le temps requis pour écrire un prénom. Dans la majorité des cas, les gens estiment que cela prend environ 4 à 5 secondes pour écrire un prénom. L’animateur demande ensuite combien de temps ça prend pour écrire 5 prénoms. Les participants font alors le calcul (4 x 5) et arrivent à une estimation de 20 secondes pour écrire 5 prénoms.

Étape 2 : Facteurs d’influence

L’animateur demande ensuite au groupe de déterminer quels sont les facteurs qui peuvent influencer le temps que ça prend pour écrire un prénom. Voici une liste des réponses les plus fréquemment obtenues :

  • Longueur du prénom
  • Complexité du prénom
  • Les outils (stylo, papier, table, etc.)
  • L’habilité en écriture

Comme vous pouvez le constater, aucune des réponses obtenues ne fait référence au multitâche et c’est tout à fait ce que souhaite l’animateur du jeu de rôle :-)

Étape 3 : Créer des groupes et décrire le rôle du client

Il faut ensuite faire des groupes de 5 à 7 personnes et pour chaque groupe, déterminer celle qui jouera le rôle du développeur. Toutes les autres personnes seront des clients.

Une feuille blanche est remise à tous les clients et l’animateur les informe qu’ils doivent demander au développeur d’écrire leur prénom. La tâche du développeur est donc d’écrire le prénom des 5 clients. La seule exigence du client est que le développeur lui remette la feuille avec son prénom le plus vite possible. Le client devra ensuite noter le temps qu’a pris le développeur pour écrire le prénom.

Le processus se déroule de la façon suivante :

  1. Le client donne sa fiche au développeur en lui donnant son prénom ;
  2. Le client doit attendre que le développeur finisse d’écrire son prénom et lui remette la fiche ;
  3. Le client note le temps écoulé lorsqu’il reçoit sa fiche.

Étape 4 : Description de la politique de production du développeur pour le premier tour

L’animateur informe le développeur qu’il y a une politique d’entreprise qui doit être respectée à tout prix, soit celle de ne jamais faire attendre un client. Un client qui attend avant de voir son projet commencé risque de trouver un autre fournisseur. Pour respecter cette politique, le développeur doit réaliser tous les projets en même temps (écrire tous les prénoms).

Étape 5 : Le premier tour

Lorsque le chronomètre démarre, tous les clients doivent simultanément tendre leur feuille blanche au développeur en donnant leur prénom. Celui-ci doit écrire la première lettre du prénom du premier client, puis la première lettre du deuxième client et ainsi de suite. Lorsque la première lettre du prénom de tous les clients est écrite, le développeur peut ensuite recommencer avec la deuxième lettre. Lorsqu’un prénom est écrit au complet, le développeur peut remettre la feuille au client.

Dès que le jeu démarre, il y a beaucoup de confusion entre le développeur et les clients. Le développeur doit souvent s’arrêter pour demander à certains clients de lui répéter son nom. Pour les prénoms complexes, il arrive même souvent qu’il doive demander à un client d’épeler son prénom.

Une fois que tous les prénoms sont complétés, les clients écrivent le temps que cela a pris pour recevoir sa feuille avec son prénom complet écrit.

Étape 6 : Durée du premier tour

L’animateur demande au groupe de lui donner la moyenne de temps que le développeur a pris pour écrire un prénom et en général, le temps moyen obtenu est d’environ 50 secondes. Au début du jeu, le temps évalué pour écrire un prénom était de 4 secondes !!

L’animateur demande aussi la moyenne de temps pour écrire les 5 prénoms et le temps moyen obtenu est d’environ 60 secondes, comparativement aux 20 secondes estimées plus tôt.

On revient alors sur les évaluations et on tente d’expliquer les écarts en regardant si les facteurs d’influence nommés plus tôt peuvent expliquer le résultat :

  • Aviez-vous des prénoms très longs ?
  • Aviez-vous des prénoms très complexes ?
  • Votre matériel a t’il bien fonctionné ?

Il apparaît alors très évident que le problème n’avait rien à voir avec les facteurs d’influence énumérés au début du jeu. La cause est en fait très simple, c’est le multitâche qui a causé un si grand écart entre l’évaluation et le temps réel ! On parle d’une différence de plus de 1000% pour une tâche très simple à effectuer.

Il est alors temps de passer au second tour.

Étape 7 : Présentation du second tour

L’animateur explique que pour le second tour, la politique de l’entreprise est très différente de la première. Cette politique est de limiter le nombre de projets à livre et le nombre maximum de projets est de 1. Le développeur doit travailler avec un seul client à la fois. Il commencera par écrire le prénom du premier client et une fois qu’il aura terminé, il demandera au second client de lui remettre sa feuille. Une des grandes différences avec le premier tour est que le développeur décide quand il commence un nouveau projet, le client ne doit pas pousser sa feuille au développeur à moins que celui-ci le demande.

Étape 8 : Lancer le second tour

Lors de ce second tour, on peut constater que le jeu se déroule très différemment et qu’il y a beaucoup moins de confusion.

Étape 9 : Relever le temps du second tour

Lorsque tous les clients ont reçu leur feuille avec leur prénom, on arrête le chronomètre et on compile les statistiques tout comme au premier tour, mais on constate qu’il y a une très grande différence dans les résultats. Selon l’auteur du jeu, pour le deuxième tour, les résultats ressemblent habituellement à ceci :

  • 1 prénom = 5 secondes
  • 5 prénoms = 30 secondes.

Pour le second tour, chaque projet (chaque prénom) a été fait 10 fois plus rapidement que lors du premier tour. Si on regarde le temps pour la livraison des 5 prénoms, on se rapproche de l’estimation de départ.

Suite à ce jeu de simulation, les conclusions s’imposent d’elles-mêmes. En multitâche, on commence les projets plus rapidement mais en passant d’un projet à l’autre, on perd énormément de temps.

En discutant avec les participants, voici les faits saillants qui sont ressortis de cette simulation :

  • Le premier tour était très stressant et pêle-mêle tandis que le deuxième tour était calme et posé ;
  • Les clients ont apprécié le fait que le développeur était concentré sur leur projet pendant le deuxième tour, ce qui n’était pas du tout le cas au premier. Il arrivait souvent que le développeur demande au client de répéter plusieurs fois son prénom ;
  • Les clients du second tour mentionnent que ça ne les dérangeait pas d’attendre un peu avant que leur projet commence, car ils voyaient que les projets avant eux avançaient rapidement et qu’il en serait de même pour eux ;
  • Avec ce jeu, l’affirmation « Plus on commence tôt, plus on finit tôt » est complètement pulvérisée ;
  • En mode multitâche, on sait quand un projet commence mais on ne sait pas quand il se termine. Quand on travaille sur un seul projet, il est plus facile d’estimer sa livraison. En multitâche, on ne peut connaître d’avance le nombre de projets qui viendront s’interposer au projet en cours, ce qui rend l’estimation de temps de livraison pratiquement impossible.

Il est vrai qu’il est très simple d’écrire 5 prénoms mais lorsqu’on parle d’un projet complexe nécessitant plusieurs semaines de travail, il est facile d’imaginer les pertes de temps engendrées par le multitâche. Travailler à un projet complexe nécessite une grande concentration et si on passe sa journée à passer d’un projet à l’autre, il est difficile de rester concentré. Sans compter qu’à chaque fois qu’on doit se replonger dans un projet, on perd du temps « à se remettre dedans ».

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